Un gestionale per una piccola azienda si sceglie contando i passaggi che un pacchetto non copre. Questo test mette in fila otto segnali osservabili, ognuno con un peso da 1 a 3 punti: sotto i 6 punti conviene comprare un pacchetto, fra 6 e 11 tenerlo e affiancare un modulo, da 12 in su conviene il software gestionale su misura. È lo stesso test che usiamo in sopralluogo.
01Lo strumento
Test gestionale su misura o pacchetto · https://www.nebu.it/strumenti/test-gestionale-su-misura
- 0-5 punti: Pacchetto
- Il processo è vicino allo standard del settore. Comprare costa meno e parte prima: cerca il verticale più aderente e non personalizzare.
- 6-11 punti: Pacchetto più un modulo
- La base standard regge, ma uno o due passaggi restano scoperti. Tieni il pacchetto e affianca il modulo che copre quelli, collegato ai dati.
- 12-19 punti: Su misura
- Troppi passaggi scoperti perché una configurazione basti: ognuno diventerebbe lavoro manuale permanente. Parti dal segnale con il peso più alto.
Segna almeno un segnale: qui compaiono, dal più pesante, cosa significa e la domanda da fare a chi vi propone un gestionale.
Almeno tre passaggi del vostro ciclo non esistono in nessun pacchetto che avete visto
Il pacchetto vi costringerebbe a cambiare il modo di lavorare, oppure a gestire quei passaggi fuori dal software.
Da chiedere al fornitore: Mostrateci quei passaggi nel vostro software, con i nostri dati, prima di firmare.
Lo stesso dato viene inserito più di due volte: dal preventivo all’ordine, dall’ordine alla produzione, dalla produzione alla fattura
Ogni ricopiatura costa tempo e apre la porta agli errori: il dato va scritto una volta sola, dove nasce.
Da chiedere al fornitore: Il dato scritto nel preventivo arriva da solo all’ordine, alla produzione e alla fattura?
Il file più importante dell’azienda è un foglio di calcolo, e lo apre una persona sola
Se quella persona manca, l’informazione si ferma. È il rischio più semplice da togliere.
Da chiedere al fornitore: Come portate dentro il nostro foglio e le sue formule? Chi potrà vedere e modificare cosa?
Per sapere a che punto è una commessa bisogna chiedere a qualcuno
Lo stato del lavoro vive nella testa delle persone, non in un posto che tutti possono leggere.
Da chiedere al fornitore: Chi aggiorna lo stato di una commessa, e quanto ci mette a farlo dal reparto?
Il modo in cui calcolate un preventivo è diverso da quello dei vostri concorrenti
Il vostro modo di calcolare è un vantaggio sui concorrenti: un pacchetto standard tende ad appiattirlo.
Da chiedere al fornitore: Potete riprodurre il nostro calcolo esatto, con le nostre regole e i nostri arrotondamenti?
Il margine di una commessa si conosce solo quando la commessa è chiusa
Durante il lavoro mancano i consuntivi: gli scostamenti si scoprono quando non si può più intervenire.
Da chiedere al fornitore: Mentre la commessa è aperta vediamo ore, materiali e margine, confrontati con il preventivo?
Un’informazione che il cliente chiede, e che avete, richiede più di dieci minuti per essere trovata
I dati ci sono ma sono sparsi: la ricerca pesa su chi risponde al cliente.
Da chiedere al fornitore: Da una sola schermata troviamo lo storico di un cliente: preventivi, ordini e documenti?
Chi entra in azienda impara il processo affiancando una persona, non leggendo da qualche parte
Il processo non è scritto da nessuna parte: un gestionale che lo segue diventa anche il suo manuale.
Da chiedere al fornitore: Il software guida i passaggi nell’ordine giusto, così chi è nuovo non deve indovinarli?
Un gestionale su misura parte da 10.000 € + IVA e va in produzione in 6-12 settimane: prezzi, sconti a moduli e canone sono nel listino dei gestionali.
Come si legge il punteggio?
Il punteggio massimo è 19 e non decide al posto tuo: dice da dove partire. I segnali da 3 punti sono quelli che nessuna configurazione di un pacchetto riesce a coprire (un passaggio che non esiste nel software, lo stesso dato inserito tre volte, la commessa di cui nessuno sa lo stato). Quelli da 1-2 punti si possono spesso risolvere con un modulo in più. Il segnale con il peso più alto fra quelli che hai segnato è il primo modulo da fare, qualunque sia l'esito.
Le tre fasce sono le stesse che trovi nella guida su come scegliere un gestionale, dove ogni segnale è spiegato con un esempio e dove c'è il modello di costo a cinque anni con le ipotesi in chiaro.
A cosa serve un gestionale in una piccola azienda?
A far inserire ogni dato una volta sola, nel punto in cui nasce, e a renderlo leggibile a chi ne ha bisogno dopo: il preventivo diventa ordine, l'ordine diventa lavorazione o intervento, la lavorazione diventa consuntivo e fattura, senza ricopiature. In una ditta di otto persone questo vale ore ogni settimana e, soprattutto, toglie gli errori che nascono quando lo stesso numero vive in tre file diversi.
Il punto non è quanto è grande l'azienda ma quanto è particolare il suo processo. Un pacchetto copre bene i processi standard del settore; quando il modo di lavorare è il vantaggio competitivo, il pacchetto lo appiattisce. Per questo il test conta i passaggi scoperti, non i dipendenti.
Gestionale o Excel: quando il foglio di calcolo smette di bastare?
Excel è il gestionale più diffuso nelle piccole aziende, e per un motivo valido: si adatta a qualsiasi processo in dieci minuti. Smette di bastare in tre momenti precisi, che sono tre dei segnali del test: quando il file lo apre una persona sola (e se manca lei si ferma tutto), quando più persone devono lavorarci insieme (versioni multiple, sovrascritture), quando lo stesso dato del foglio va ricopiato in un altro programma per fatturare o produrre. A quel punto il foglio non è più uno strumento: è il collo di bottiglia.
Passare a un gestionale non significa buttare il foglio: i dati storici si importano, e la logica che il foglio incorporava — le formule con cui calcoli un preventivo, per esempio — diventa la specifica del primo modulo.
Cosa fare dopo il test
Se il risultato è «pacchetto»: cerca il verticale più aderente al tuo settore e resisti alla personalizzazione; costa meno e parte prima. Se è «pacchetto più un modulo»: tieni il pacchetto e fai costruire il solo passaggio scoperto, collegato ai suoi dati. Se è «su misura»: parti dal segnale con il peso più alto, un modulo alla volta. Il primo modulo parte da 10.000 € + IVA e va in produzione in 6-12 settimane: prezzi, sconti a moduli e canone sono pubblici in quanto costa un software gestionale personalizzato.
In ogni caso, la verifica definitiva si fa in azienda: mezza giornata di sopralluogo in cui contiamo insieme i passaggi, senza impegno. Se il risultato è «compra un pacchetto», te lo scriviamo.
Domande frequenti sul test del gestionale su misura
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Quello che copre il tuo modo di lavorare senza modifiche. Con uno o due passaggi scoperti basta un pacchetto del tuo settore, magari con un modulo in più; da tre in su ogni buco diventa lavoro a mano e conviene il su misura. Il test qui sopra fa proprio questo conto.
A scrivere ogni dato una volta sola e ritrovarlo dove serve, dal preventivo alla fattura. In pratica: ore risparmiate ogni settimana e meno errori di ricopiatura.
Sì: segnali, pesi e fasce sono gli stessi della guida su come scegliere un gestionale, letti dalla stessa fonte. La guida li presenta in forma statica con un esempio per ciascuno; qui puoi segnarli e vedere il punteggio subito.
Il primo modulo parte da 10.000 € + IVA, con il primo anno di manutenzione incluso; il secondo modulo ha il 5% di sconto sulla componente una tantum e dal terzo lo sconto sale al 20%. Il canone dal secondo anno non dipende dal numero di utenti. I dettagli sono in quanto costa un software gestionale personalizzato.
Il test gira interamente nel tuo browser: le caselle che segni non vengono inviate a nessun server, non registriamo il risultato e non ti arriverà nulla in posta. Se vuoi che il conto lo facciamo insieme, la richiesta di sopralluogo è un passo separato e volontario.
Ultimo aggiornamento:
Dopo il test
Hai il punteggio: ora guardiamo i tuoi processi
Partiamo dai segnali che il test ha acceso e li traduciamo in moduli, in ordine di priorità. Un gestionale su misura parte da 10.000 € + IVA, con una prima versione in 6-12 settimane.
Raccontaci il tuo punteggio
Con il risultato del test ti diciamo entro 24 ore da quale modulo conviene partire.
6-12 sett.
Per la prima versione
24/7
Accessibile ovunque
10.000 €
Prezzo di partenza, + IVA