Test: ti serve un gestionale su misura?

Come si legge il punteggio?

Il punteggio massimo è 19 e non decide al posto tuo: dice da dove partire. I segnali da 3 punti sono quelli che nessuna configurazione di un pacchetto riesce a coprire (un passaggio che non esiste nel software, lo stesso dato inserito tre volte, la commessa di cui nessuno sa lo stato). Quelli da 1-2 punti si possono spesso risolvere con un modulo in più. Il segnale con il peso più alto fra quelli che hai segnato è il primo modulo da fare, qualunque sia l'esito.

Le tre fasce sono le stesse che trovi nella guida su come scegliere un gestionale, dove ogni segnale è spiegato con un esempio e dove c'è il modello di costo a cinque anni con le ipotesi in chiaro.

A cosa serve un gestionale in una piccola azienda?

A far inserire ogni dato una volta sola, nel punto in cui nasce, e a renderlo leggibile a chi ne ha bisogno dopo: il preventivo diventa ordine, l'ordine diventa lavorazione o intervento, la lavorazione diventa consuntivo e fattura, senza ricopiature. In una ditta di otto persone questo vale ore ogni settimana e, soprattutto, toglie gli errori che nascono quando lo stesso numero vive in tre file diversi.

Il punto non è quanto è grande l'azienda ma quanto è particolare il suo processo. Un pacchetto copre bene i processi standard del settore; quando il modo di lavorare è il vantaggio competitivo, il pacchetto lo appiattisce. Per questo il test conta i passaggi scoperti, non i dipendenti.

Gestionale o Excel: quando il foglio di calcolo smette di bastare?

Excel è il gestionale più diffuso nelle piccole aziende, e per un motivo valido: si adatta a qualsiasi processo in dieci minuti. Smette di bastare in tre momenti precisi, che sono tre dei segnali del test: quando il file lo apre una persona sola (e se manca lei si ferma tutto), quando più persone devono lavorarci insieme (versioni multiple, sovrascritture), quando lo stesso dato del foglio va ricopiato in un altro programma per fatturare o produrre. A quel punto il foglio non è più uno strumento: è il collo di bottiglia.

Passare a un gestionale non significa buttare il foglio: i dati storici si importano, e la logica che il foglio incorporava — le formule con cui calcoli un preventivo, per esempio — diventa la specifica del primo modulo.

Cosa fare dopo il test

Se il risultato è «pacchetto»: cerca il verticale più aderente al tuo settore e resisti alla personalizzazione; costa meno e parte prima. Se è «pacchetto più un modulo»: tieni il pacchetto e fai costruire il solo passaggio scoperto, collegato ai suoi dati. Se è «su misura»: parti dal segnale con il peso più alto, un modulo alla volta. Il primo modulo parte da 10.000 € + IVA e va in produzione in 6-12 settimane: prezzi, sconti a moduli e canone sono pubblici in quanto costa un software gestionale personalizzato.

In ogni caso, la verifica definitiva si fa in azienda: mezza giornata di sopralluogo in cui contiamo insieme i passaggi, senza impegno. Se il risultato è «compra un pacchetto», te lo scriviamo.